Source: outsourcing institute

Keputusan sebuah perusahaan untuk melakukan alih daya bisa dilatarbelakangi oleh bermacam-macam alasan mulai dari balik modal, masalah keamanan, kesinambungan usaha sampai masalah lingkungan.

Dari survey online terhadap 1,110 pembeli jasa alih daya yang dilakukan Outsourcing Institute, 55% menjawab bahwa meningkatkan fokus perusahaan adalah alasan mereka melakukan alih daya.

Jika perusahaan bertujuan merintis penghematan dalam hal penggunaan kertas (paperless) atau digitalisasi, membeli jasa pemindaian dokumen (scanning) adalah salah satu solusi yang meringankan beban pekerjaan.

Sebagai pertimbangan, beberapa poin dibawah ini adalah alasan melakukan alih daya digitalisasi:

Fleksibel.

Pekerjaan scanning bisa dilakukan di workshop vendor atau di kantor client. Vendor dapat memberikan solusi penambahan alat dan sumber tenaga dengan cepat jika kurang bahkan pergantian sumber tenaga ketika mereka sakit atau cuti sehingga proses bisnis tidak terganggu.

Hemat Sumber Tenaga.

Perusahaan dapat memiliki sumber tenaga sementara tanpa perlu melakukan perekrutan karyawan baru atau sebaliknya menugaskan karyawan yang ada untuk melakukan scanning. Pekerjaan selesai, karyawan bubar tanpa beban memberikan pesangon.

Menyewa tenaga ahli dari vendor yang berpengalaman juga memberikan nilai sendiri dibandingkan merekrut pekerja paruh waktu atau lulusan baru. Dengan pengalaman sebelumnya vendor dapat melakukan pekerjaan dengan target sesuai kapasitasnya. Hal inilah yang membedakannya dengan pekerja cabutan. Sementara perusahaan dapat memfokuskan karyawan lainnya untuk tugas yang lebih penting.

Hemat Alat.

Dengan menggunakan jasa alih daya, perusahaan tidak perlu melakukan investasi pada alat yang diperlukan. Vendor biasanya memberikan paket jasa termasuk alat.  Vendor juga melakukan peningkatan alat dan sistem terbaru sesuai perkembangan teknologi di bidangnya.

Solusi Lebih Cepat.

Vendor pasti memberikan pelatihan-pelatihan terhadap operatornya setiap kali melakukan investasi pada alat. Ditambah pengalaman bekerja pada proyek-proyek sebelumnya yang juga memberikan pengalaman dan cara mengatasi kesulitan yang berbeda-beda dalam hal scanning. Solusi yang cepat berdasarkan pengalaman membuat pekerjaan lebih efisien.

Nah, kini tinggal memutuskan vendor mana yang akan ditunjuk. Ahli digital asset management dan blogger Henrik de Gyor memberikan beberapa tips dalam memilih vendor:

1. Minta vendor melakukan simulasi dengan beberapa contoh dokumen yang akan didigitalisasikan.
2. Pastikan vendor memberikan kualitas yang konsisten.
3. Berapa kapasitas waktu yang diperlukan, biasanya ditunjukkan dengan rencana kerja berdasarkan hasil simulasi tadi.
4. Pastikan vendor memiliki sumber tenaga berpengalaman yang cukup dan siap pakai. Jika perlu lakukan workshop visit.
5. Pastikan vendor memiliki pengalaman yang cukup, ini terlihat dari berapa proyek atau perusahaan apa saja yang mempercayakan dokumennya kepada vendor ini.
6. Perhatikan dengan baik bagaimana vendor memberikan harga (per pekerjaan, per jam, per asset, etc.)

Untuk informasi lebih lanjut mengenai solusi ini, hubungi kami di marketing[at]indodatapratama.co.id atau telpon ke 021-7804061