Tri, sebut saja begitu, terpaksa menghabiskan malam akhir pekannya di kantor. Manajer yunior sebuah perusahaan raksasa di kawasan Sudirman itu musti mengawasi bawahannya untuk pengerjaan migrasi data kepegawaian dari hardcopy ke dalam sistem HR yang baru diimplementasikan di kantornya bulan lalu itu. Sebagai atasan yang bertanggung jawab, ia pun terjun langsung dalam proses pengisian data demi mengejar tenggat. Padahal, tiga hari sebelumnya ia dan timnya baru pulang menjelang tengah malam untuk pekerjaan yang sama.

Ilustrasi seperti itu, mungkin kerap kita temukan di banyak institusi. Terjebak di pekerjaan yang tampaknya “remeh temeh”, sehingga mengorbankan tanggung jawab utama. Sedikit saja terlambat, kredibilitas dan performa sebagai penyelia dipertanyakan dewan direksi. Semestinya, hal tersebut dapat dicegah dengan mengalihkan proses bisnis pada pihak ketiga.

Outsourcing service atau penyedia layanan alih daya untuk pekerjaan yang bersifat administratif adalah alternatif yang dapat menyelamatkan bukan hanya nama baik sang manajer, melainkan dalam skala makro menjadi pintu keluar yang aman untuk perusahaan. Meski belum akrab bagi banyak institusi, alihdaya diyakini mampu menyumbang efisiensi biaya yang cukup signifikan bagi perusahaan.

Mengerjakan proses bisnis sendiri, sekilas memang terlihat efisien karena memberdayakan sumberdaya yang ada. Alih-alih berhemat, justru membuat anggaran membengkak akibat meningkatnya kebutuhan seperti:

• Sumber daya manusia. Pemberdayaan sumber daya internal berarti menambah beban tenaga kerja yang ada. Tanpa adanya loyalitas dan insentif, sulit dipastikan tenggat dapat terpenuhi sesuai target. Sementara perekrutan tenaga kerja baru bukan hanya memakan biaya yang tidak sedikit untuk honorarium, melainkan waktu yang harus disisihkan untuk proses perekrutan dan pelatihan.
• Infrastruktur, mencakup area kerja dan perangkat yang memadai. Dibutuhkan investasi yang tidak sedikit untuk menyediakan infrastruktur yang memenuhi standar. Selain pembelian, tentu saja pemeliharaan perangkat menjadi sebuah keharusan yang juga membutuhkan biaya tambahan.
• Waktu. Elemen yang kerap kali diabaikan dalam proses bisnis. Melesetnya waktu pengerjaan dari timeline, berarti biaya yang harus dibayar menjadi lebih mahal karena mencakup dua hal di atas (sumberdaya dan infrastruktur).
• Fokus yang terbagi. Tidak dapat dipungkiri, proses seperti migrasi data atau sistem yang sifatnya insidental membelah konsentrasi dari pihak manajemen. Di satu sisi, bisnis utama harus tetap berjalan. Tetapi, pekerjaan tambahan justru menyita perhatian karena keterlambatan proses migrasi bisa berdampak domino pada kelangsungan perusahaan.

Menetapkan pola pikir secara makro, agaknya alih daya saat ini bukan lagi sebuah pilihan melainkan keharusan agar perusahaan dapat lebih memfokuskan diri pada pekerjaan utamanya. Dengan demikian, target-target lain yang musti ditetapkan oleh perusahaan dapat dicapai tanpa terganggu hal-hal “kecil” tersebut.