Yogyakarta, 26/4 (Antara/FINROLL News) – Manajemen pengelolaan arsip di Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintah Kota Yogyakarta dinilai buruk karena belum dikelola dengan baik sehingga banyak dokumen penting yang tercecer bahkan hilang.

“Lebih dari separuh satuan kerja perangkat daerah (SKPD) yang ada di Pemkot Yogyakarta belum melakukan pengelolaan arsip secara baik,” kata Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah (Arpusda) Kota Yogyakarta Endang Suharti di Yogyakarta, Senin.

Menurut dia, beberapa alasan yang kerap dikemukakan SKPD menyangkut masih buruknya pengelolaan arsip yang dilakukan di antaranya adalah tidak adanya tempat penyimpanan yang memadai, atau kepala dinas baru sehingga arsip lama pun dipindahkan.

Ia menegaskan, setiap SKPD memiliki kewajiban untuk melakukan pengelolaan arsip karena arsip adalah salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi dan fungsi birokrasi pemerintah.

Oleh karena itu pihak Arpusda akan terus berusaha merealisasikan adanya arsip elektronik untuk menghindari adanya tumpukan kertas yang biasanya terjadi dalam penyimpanan arsip secara manual.

“Kami akan bekerja sama dengan bagian TIT (teknologi informasi dan telematika) untuk membuat program tentang arsip elektronik ini. Tetapi kami masih akan menganggarkan kebutuhan dananya,” katanya.

Selain membuat arsip elektronik, Arpusda juga akan segera memfungsikan gedung penyimpanan arsip yang hingga kini belum dapat digunakan karena ada beberapa fasilitas pendukung yang belum terealisasi, seperti penyejuk udara.

“Beberapa SKPD yang telah melakukan pengelolaan arsip dengan cukup baik di antaranya adalah Dindukcapil (Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil) dan Dinas Perizinan,” katanya.

Ia menyebutkan, arsip yang disimpan tersebut juga membutuhkan perawatan di antaranya disemprot dengan zat anti jamur dan rayap untuk mencegah kerusakan.

Saat ini, Pemerintah Kota Yogyakarta telah memiliki 25 arsip paris, lima di antaranya ditempatkan di Kantor Arpusda dan sisanya tersebar di beberapa SKPD.

“Jumlah tersebut memang belum ideal. Seharusnya setiap SKPD memilki setidaknya satu arsip paris. Jumlah tersebut baru memenuhi 50 persen kebutuhan arsip paris di Pemkot Yogyakarta,” kata Kepala Kantor Arpusda Kota Yogyakarta Sri Sulastri.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, kewajiban untuk melakukan pemantauan terhadap penyimpanan berkas ada menjadi tanggung jawab kepala SKPD atau pejabat sebuah unit kerja.

“Sanksinya cukup berat bagi pejabat yang tidak melakukan pemberkasan, yaitu diancam hukuman penjara maksimal 10 tahun atau denda maksimal Rp500 juta,” katanya.

Sanksi tersebut, lanjut dia, ditujukan agar setiap lembaga atau instansi yang ada di pemerintahan dapat mengelola arsip dengan hati-hati.

“Masih banyak SKPD yang melakukan penyusutan arsip secara ilegal karena tidak sesuai dengan prosedur pelaksanaan yang telah ditetapkan,” katanya.

Untuk solusi BPO Kearsipan, silahkan hubungi marketing [at] indodatapratama.co.id atau telpon 021-7804061.